Khai thuế TNDN tự động — checklist 14 bước quyết toán năm

Quyết toán thuế TNDN là việc kế toán nội bộ chịu áp lực lớn nhất trong năm. Doanh nghiệp phải nộp tờ khai Mẫu 03/TNDN-DN theo TT 80/2021 cùng phụ lục, báo cáo tài chính, thuyết minh, trước 31/03năm sau (kỳ thuế là năm dương lịch). Sai lệch > 10% giữa tạm nộp và quyết toán → phạt 0.03%/ngày trên số chênh. Tự quyết toán bằng Excel + MISA mất 5-15 ngày làm việc; trên est-invoice còn 1.5-3 ngày.

Bài này là checklist 14 bước thực chiến để quyết toán năm gọn gàng — kèm SQL pull data, các điều chỉnh thường gặp, và mẫu file đính kèm khi nộp. Áp dụng cho doanh nghiệp khấu trừ (phổ biến nhất), thuế suất 20% (or 17% cho SME < 200 tỷ doanh thu nếu đáp ứng tiêu chí).

Trước khi bắt đầu — 3 file cần có sẵn

• Báo cáo tài chính năm (B01-DN, B02-DN, B03-DN, B09-DN theo TT 200) — est-invoice auto-generate ở /reports/financial-statements?year=YYYY
• Sổ chi tiết TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh) — kéo từ /reports/trial-balance filter account=911
• Bảng kê chi tiết chi phí được khấu trừ (đặc biệt: chi phí tiếp khách, xe ô tô, vốn vay) — phục vụ Phụ lục 03-1A

Checklist 14 bước quyết toán TNDN

1. Đóng sổ kế toán năm (period close)

Vào /accounting/period-close → chọn kỳ 2026-12 →"Preview close — full year". Hệ thống chạy 14 check năm: bút toán dở dang, BCTC chưa balance, các expense pending approval, kết chuyển TK 5xx/6xx/7xx/8xx về 911 chưa xong, khấu hao TSCĐ chưa update. Fix hết warning rồi bấm "Close FY 2026".

2. Chốt doanh thu tính thuế

Doanh thu tính thuế = Doanh thu thuần (TK 511) + Doanh thu tài chính (TK 515) + Thu nhập khác (TK 711) trong năm. Vào /reports/profit-loss?year=2026, chỉ tiêu [01] tờ khai = tổng 3 dòng này.

3. Tính chi phí được trừ + KHÔNG được trừ

Đây là bước quan trọng nhất — quyết định lợi nhuận chịu thuế. Chi phí KHÔNG được trừ phổ biến (theo Điều 6 NĐ 218/2013 + Điều 4 TT 96/2015):

• Tiếp khách vượt định mức: ≤ 0.5% tổng chi phí khác. Vào /expenses?category=ENTERTAINMENT, tính tổng, so với 0.5% × tổng chi phí. Phần vượt → cộng vào chỉ tiêu [02] (Chi phí không được trừ).
• Lương lãnh đạo bất hợp lý: không có hợp đồng lao động, không quyết định bổ nhiệm. Flag tự động ở/payroll?status=NO_CONTRACT.
• Lãi vay vượt 30% EBITDA:chỉ áp doanh nghiệp có giao dịch liên kết (TT 132/2020 §16). est-invoice cảnh báo nếu interest/EBITDA > 0.3.
• Phạt vi phạm hành chính: phạt thuế chậm nộp, phạt giao thông DN nộp thay nhân viên. TK 811 → phải cộng vào [02].
• Khấu hao TSCĐ vượt khung TT 45/2013: est-invoice tự tính khấu hao theo khung TT 45 nên đây hiếm khi xảy ra.

4. Generate Phụ lục 03-1A (Bảng kê khoản chi không được trừ)

Vào /tax/cit-return → year 2026 → Generate annex 03-1A. Hệ thống auto-fill các khoản KHÔNG được trừ từ bước 3.

5. Tính các khoản miễn thuế

Chỉ tiêu [03] tờ khai. Phổ biến: cổ tức nhận từ công ty con (đã chịu TNDN), chênh lệch tỷ giá đánh giá lại (TK 4131 nếu doanh thu nội tệ).

6. Tính lỗ chuyển sang (carry-forward loss)

Lỗ năm trước được chuyển trừ vào lợi nhuận năm hiện tại, tối đa 5 năm. Vào /tax/cit-return → carry-forward summary — hệ thống track tự động từ tờ khai năm trước.

7. Áp thuế suất 20% (hoặc 17% nếu được)

Doanh nghiệp SME đáp ứng cả 2 tiêu chí dưới được hưởng thuế suất 17% thay vì 20% (theo TT 78/2014 §11):

• Doanh thu năm trước ≤ 20 tỷ đồng
• Số lao động trung bình năm ≤ 200 người

est-invoice tự check 2 điều kiện này khi generate tờ khai; nếu match, flag 🟢 "Eligible for 17% rate" ở header.

8. Trừ thuế TNDN đã tạm nộp trong năm

Tổng số đã tạm nộp 4 quý = chỉ tiêu [21]. Lấy từ /tax/payments?type=CIT. Số phải nộp thêm (hoặc nộp thừa) = thuế phải nộp - tạm nộp.

9. Generate tờ khai Mẫu 03/TNDN-DN

Tạo full XML chuẩn TCT (xsd version mới nhất 4.x). Review 30 chỉ tiêu chính, focus:

• [01] Tổng doanh thu = đúng BCTC ✓
• [02] Tổng chi phí không được trừ = phụ lục 03-1A
• [05] Lợi nhuận chịu thuế
• [07] Thuế suất (17% hoặc 20%)
• [08] Thuế phát sinh
• [22] Thuế còn phải nộp / nộp thừa

10. Đính kèm 5 file bắt buộc

TCT yêu cầu nộp kèm tờ khai 5 file:

1. BCTC năm (B01 + B02 + B03 + B09) — est-invoice export 1 PDF
2. Thuyết minh BCTC (B09)
3. Phụ lục 03-1A (chi phí không được trừ)
4. Phụ lục 03-2A (bảng tính ưu đãi miễn giảm — nếu có)
5. Phụ lục 03-3A (kế toán quản trị — chỉ DN giao dịch liên kết)

11. Sign + submit XML lên thuedientu.gdt.gov.vn

Cách 1 (1-click qua chữ ký số tích hợp): /tax/cit-return → Submit eTax— yêu cầu plugin VNPT-CA / Viettel-CA / SmartCA. Cách 2 (manual): download XML + 5 PDF, upload portal thuedientu.gdt.gov.vn.

12. Hạch toán bút toán nộp thuế

Sau khi chuyển tiền:

• Nợ TK 3334 — Thuế TNDN phải nộp
• Có TK 1121 — TGNH

13. Kết chuyển chi phí thuế TNDN cuối năm

Bút toán cuối năm (auto qua period close): Nợ TK 8211 — Có TK 3334.

14. Backup bundle quyết toán

/accounting/closed-periods/2026/Q4 → Export annual bundle— 1 zip chứa: tờ khai PDF + 5 phụ lục + XML + biên nhận eTax + BCTC 4 file + nhật ký kế toán. Lưu trên Google Drive doanh nghiệp + offline 10 năm (Luật Kế toán Art. 41).

3 cạm bẫy thường gặp

1. Quên cộng thu nhập khác từ thanh lý TSCĐ

Khi bán TSCĐ đã khấu hao, chênh lệch (giá bán - giá trị còn lại) là Thu nhập khác (TK 711) phải tính thuế. Cảnh báo tự động ở/assets/fixed?status=DISPOSED&fiscalYear=2026.

2. Khấu trừ tạm nộp sai quý

Tạm nộp quý 4 thường rơi vào ngày 30/01 năm sau — không tính vào năm quyết toán. Chỉ trừ 3 quý đã nộp + thuế bổ sung của quý 4 nếu có.

3. Khai sai chỉ tiêu giao dịch liên kết

DN có giao dịch với công ty mẹ/con/anh em phải khai mục [03-3A]. Bỏ qua → phạt 20-50 triệu/lần. est-invoice flag tự động khi setup tenant có parentOrganization hoặc cùng holdingGroup.

Kết luận

Quyết toán TNDN tự nó là tổ hợp 14 chỉ tiêu lien quan + 5 phụ lục — không phức tạp nếu data trong năm đã chuẩn. Lý do est-invoice rút thời gian từ 5-15 ngày xuống 1.5-3 ngày: kế toán không phải gõ tay, chỉ review + adjust phần khai phí KHÔNG được trừ. Còn lại hệ thống auto-pull từ BCTC + opening balance + bút toán năm.

Bạn quan tâm xem demo quyết toán end-to-end? Đăng ký trial 30 ngày miễn phí rồi vào tenantdemo — bên trong em đã pre-seed 1 năm dữ liệu để bạn bấm 1 click ra full tờ khai TNDN.