Cách hạch toán tiền lương + BHXH/BHYT/BHTN cho SME

Hạch toán lương + bảo hiểm là nghiệp vụ phát sinh hàng tháng, chiếm tỷ trọng chi phí lớn nhất ở đa số SME. Làm sai ở đây không chỉ sai BCTC mà còn dẫn đến khai thiếu chi phí được trừ, sai tờ khai TNCN, và phạt BHXH nếu nộp chậm.

Bài này đi thẳng vào 6 bút toán cần làm mỗi tháng theo Thông tư 200/2014, kèm ví dụ số thực tế và bảng tra tài khoản. Đọc xong là áp dụng được ngay, không cần tra thêm.

1. Mức đóng BHXH/BHYT/BHTN 2026 — bảng tra nhanh

Trước khi hạch toán, cần nắm rõ ai đóng bao nhiêu. Tỷ lệ 2026 không thay đổi so với 2025:

Lưu ý quan trọng: Kinh phí công đoàn (KPCĐ) không nằm trong ba khoản trên — DN đóng thêm 2% × tổng quỹ lương (toàn bộ gross, không capped) vào TK 3382. Xem mục 5 để biết cách hạch toán KPCĐ.

2. Tài khoản kế toán sử dụng (TT 200)

DN thuần dịch vụ (không sản xuất) thường chỉ dùng TK 641 và TK 642. DN thương mại hoặc sản xuất dùng thêm TK 622 và TK 627.

3. Sáu bút toán chuẩn mỗi tháng

Dưới đây là toàn bộ quy trình từ lúc lập bảng lương đến khi trả tiền và nộp BH. Thứ tự này là chuẩn — không đảo bút toán.

Bước 1 — Ghi nhận lương phải trả (cuối tháng, khi lập bảng lương)

Đây là bút toán ghi nhận chi phí lương vào sổ sách:

• Nợ TK 622/627/641/642 (tùy bộ phận) — tổng lương gross của bộ phận đó
• Có TK 334 (Phải trả NLĐ) — tổng lương gross toàn công ty

Nếu công ty có nhiều bộ phận, phân bổ lương theo từng TK chi phí: ví dụ lương nhân viên kế toán → TK 642; lương sale → TK 641; lương thợ sản xuất → TK 622.

Bước 2 — Ghi nhận BHXH/BHYT/BHTN phần DN đóng (cùng thời điểm bảng lương)

Phần DN đóng là chi phí thực của công ty, phải hạch toán vào cùng kỳ với lương:

• Nợ TK 622/627/641/642 — tổng BH phần DN (21,5% × lương đóng BH của bộ phận)
• Có TK 3383 — BHXH phần DN (17,5% × lương đóng BH)
• Có TK 3384 — BHYT phần DN (3% × lương đóng BH)
• Có TK 3385 — BHTN phần DN (1% × lương đóng BH)

Bước 3 — Khấu trừ BHXH/BHYT/BHTN phần NLĐ đóng từ lương

Phần NLĐ đóng không phải chi phí của DN — DN chỉ là trung gian thu hộ rồi chuyển cho cơ quan BHXH. Bút toán giảm TK 334:

• Nợ TK 334 — tổng BH phần NLĐ (10,5% × lương đóng BH)
• Có TK 3383 — BHXH phần NLĐ (8% × lương đóng BH)
• Có TK 3384 — BHYT phần NLĐ (1,5% × lương đóng BH)
• Có TK 3385 — BHTN phần NLĐ (1% × lương đóng BH)

Bước 4 — Tạm khấu trừ thuế TNCN

DN tạm khấu trừ TNCN hàng tháng theo biểu thuế lũy tiến (tính trên thu nhập sau khi trừ BH và giảm trừ gia cảnh). NLĐ sẽ quyết toán lại cuối năm:

• Nợ TK 334 — tổng thuế TNCN tạm khấu trừ
• Có TK 3335 (Thuế TNCN phải nộp) — giữ hộ nộp lên cơ quan thuế

Bước 5 — Chi trả lương thực nhận cho NLĐ

Khi chuyển khoản lương (hoặc phát tiền mặt):

• Nợ TK 334 — số tiền thực trả (= Gross − BH NLĐ − Thuế TNCN)
• Có TK 112 (hoặc TK 111) — tiền chuyển khoản / tiền mặt

Sau bước này, TK 334 về 0 (đã thanh toán hết lương kỳ này). Nếu còn dư, kiểm tra xem có NV nào chưa nhận lương.

Bước 6 — Nộp BH và thuế TNCN vào kho bạc / cơ quan BHXH

Nộp BHXH/BHYT/BHTN (phần cả DN lẫn NLĐ) — thường cuối tháng hoặc đầu tháng sau:

• Nợ TK 3383 (BHXH tổng = DN + NLĐ), Nợ TK 3384 (BHYT tổng), Nợ TK 3385 (BHTN tổng)
• Có TK 112 — tiền chuyển khoản cho cơ quan BHXH

Nộp thuế TNCN (chậm nhất ngày 20 tháng sau):

• Nợ TK 3335
• Có TK 112

4. Ví dụ thực tế — Công ty TNHH ABC, tháng 7/2026

ABC là công ty dịch vụ tư vấn, 5 nhân viên. Không có bộ phận sản xuất — toàn bộ lương vào TK 641 (3 NV bán hàng) và TK 642 (2 NV quản lý + kế toán).

Tính toán trước khi hạch toán:

Các bút toán tháng 7/2026:

BT1 — Ghi nhận lương gross:

• Nợ TK 641: ₫60M
• Nợ TK 642: ₫40M
• Có TK 334: ₫100M

BT2 — BH phần DN đóng (phân bổ theo tỷ lệ lương đóng BH: 48M/80M = 60% cho TK 641):

• Nợ TK 641: ₫10,32M (21,5% × 48M)
• Nợ TK 642: ₫6,88M (21,5% × 32M)
• Có TK 3383: ₫14M (17,5% × 80M)
• Có TK 3384: ₫2,4M (3% × 80M)
• Có TK 3385: ₫0,8M (1% × 80M)

BT3 — Khấu trừ BH phần NLĐ từ TK 334:

• Nợ TK 334: ₫8,4M
• Có TK 3383: ₫6,4M (8% × 80M)
• Có TK 3384: ₫1,2M (1,5% × 80M)
• Có TK 3385: ₫0,8M (1% × 80M)

BT4 — Tạm khấu trừ thuế TNCN:

• Nợ TK 334: ₫3,6M
• Có TK 3335: ₫3,6M

BT5 — Chi lương (TK 334 lúc này còn: 100M − 8,4M − 3,6M = 88M → trả hết):

• Nợ TK 334: ₫88M
• Có TK 112: ₫88M

BT6a — Nộp BHXH/BHYT/BHTN (tổng BH cả DN + NLĐ = 17,2M + 8,4M = 25,6M):

• Nợ TK 3383: ₫20,4M (BHXH tổng)
• Nợ TK 3384: ₫3,6M (BHYT tổng)
• Nợ TK 3385: ₫1,6M (BHTN tổng)
• Có TK 112: ₫25,6M

BT6b — Nộp thuế TNCN:

• Nợ TK 3335: ₫3,6M
• Có TK 112: ₫3,6M

Kết thúc tháng 7: TK 334, 3383, 3384, 3385, 3335 đều về 0. Tổng tiền công ty chi ra trong tháng: ₫88M (lương) + ₫25,6M (BH) + ₫3,6M (TNCN) = ₫117,2M — khớp với tổng chi phí lương tính ở trên.

5. Hạch toán kinh phí công đoàn (KPCĐ)

KPCĐ thường bị bỏ sót vì không nằm trong 21,5% bảo hiểm. Đây là khoản riêng:

• DN đóng 2% tính trên tổng quỹ lương thực tế trả (toàn bộ gross, không capped). Ví dụ ABC: 2% × ₫100M = ₫2M/tháng.
• NLĐ là đoàn viên đóng thêm 1% trên lương đóng BH (đoàn phí) — thu qua bảng lương, hạch toán vào TK 334 giảm.

Bút toán KPCĐ phần DN đóng:

• Nợ TK 641/642 (cùng tỷ lệ phân bổ với lương): ₫2M
• Có TK 3382 (Kinh phí công đoàn): ₫2M

Khi nộp KPCĐ cho công đoàn cấp trên:

• Nợ TK 3382: ₫2M
• Có TK 112: ₫2M

Công đoàn cơ sở thường nộp 25% lên liên đoàn, giữ lại 75% sử dụng tại chỗ. Cách phân chia này không ảnh hưởng đến bút toán kế toán tổng hợp — kế toán công đoàn quản lý riêng.

6. Chi phí lương được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN

Không phải tất cả chi phí lương đều được trừ khi tính thuế TNDN. Điều kiện theo TT 96/2015/TT-BTC:

Checklist chứng từ tối thiểu mỗi tháng: bảng chấm công → bảng lương (có chữ ký NLĐ hoặc xác nhận nhận lương qua app) → chứng từ CK lương → biên lai nộp BHXH → biên lai nộp TNCN.

7. Cuối quý + cuối năm — điều chỉnh cần nhớ

Cuối quý: Nếu kê khai TNCN theo quý (DN có doanh thu ≤ ₫50 tỷ/năm), nộp tờ khai 05/KK-TNCN và số TNCN cộng dồn 3 tháng. Kiểm tra TK 3335 về 0.

Cuối năm:

1. Lập tờ khai quyết toán TNCN 05/QTT-TNCN (nộp trước 31/3 năm sau). Hoàn thuế TNCN cho NLĐ được ủy quyền quyết toán qua DN.
2. Lập bảng kê 05-1/BK-TNCN (danh sách NLĐ, thu nhập, khấu trừ, đã nộp). Đây là cơ sở để cơ quan thuế đối chiếu.
3. Kiểm tra quỹ lương thực tế trả so với chi phí hạch toán — nếu chênh, xem lại bút toán tháng có lương nghỉ thai sản, NLĐ nghỉ giữa tháng, hay ứng lương.
4. Xác nhận BHXH hàng năm: cơ quan BHXH gửi xác nhận quỹ lương đóng BH — đối chiếu với sổ kế toán TK 3383/3384/3385.

8. Sai sót thường gặp

1. Hạch toán BH phần NLĐ vào chi phí DN — Phần NLĐ đóng chỉ giảm TK 334 (Nợ 334, Có 338x), không phải chi phí của DN. Ghi sai làm chi phí bị phóng đại.
2. Quên ghi BH phần DN vào chi phí cùng kỳ lương — Theo nguyên tắc phù hợp (TT 200 Điều 9), BH phần DN phải ghi vào cùng kỳ với lương, không được ghi khi đã nộp tiền.
3. Tính BH trên toàn bộ lương gross — Phải tính trên lương đóng BH (lương cơ bản theo hợp đồng), không bao gồm phụ cấp ăn trưa, điện thoại, xăng xe.
4. Không phân bổ lương theo bộ phận — Toàn bộ lương dồn vào TK 642 sẽ làm sai giá thành sản phẩm (nếu có SX) và sai báo cáo chi phí theo bộ phận.
5. Không cap BHXH/BHYT ở trần 20 lần lương cơ sở— NV lương cao (> ₫46,8M) nếu tính BH trên toàn bộ sẽ đóng thừa, bị phát hiện khi đối chiếu với cơ quan BHXH.
6. Thiếu chứng từ chữ ký bảng lương — Khi quyết toán thuế TNDN, chi phí lương không có bảng lương có chữ ký bị loại. Dùng app HR có xác nhận điện tử thay thế ký giấy.

9. Câu hỏi thường gặp

Lương đóng bảo hiểm khác lương gross như thế nào?

Lương gross là tổng lương theo hợp đồng bao gồm cả phụ cấp. Lương đóng BH thường chỉ gồm lương cơ bản (không bao gồm phụ cấp ăn trưa, điện thoại, xăng xe). DN tự quy định tỷ lệ này trong nội quy lương — thường 70–90% gross. Đóng BH trên lương thấp hơn giúp NLĐ nhận net cao hơn nhưng quyền lợi lương hưu cũng thấp hơn.

SME dưới 10 nhân viên có phải đóng BHXH bắt buộc không?

Có. BHXH bắt buộc áp dụng cho mọi DN có ít nhất 1 lao động có hợp đồng từ 1 tháng trở lên, không phân biệt quy mô. Chậm đăng ký bị phạt và truy thu toàn bộ số BH chưa đóng cộng lãi 0,03%/ngày.

Hạn nộp BHXH/BHYT/BHTN là khi nào?

Chậm nhất là ngày cuối tháng mà DN trả lương (thường là cuối tháng hoặc đầu tháng sau). Chậm nộp bị phạt 0,03%/ngày × số tiền nộp chậm. Nếu nợ BHXH trên 30 ngày, DN có thể bị công khai thông tin trên cổng thông tin BHXH.

Chi phí lương và BHXH có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Có, nếu có đủ chứng từ: hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương có xác nhận, chứng từ chuyển khoản, biên lai nộp BH. Chi phí không có chứng từ hoặc không thực trả sẽ bị loại khi quyết toán TNDN.

Tóm tắt

• 6 bút toán: (1) Ghi lương → (2) BH DN → (3) Khấu trừ BH NLĐ → (4) Khấu trừ TNCN → (5) Trả lương → (6) Nộp BH + TNCN.
• Tài khoản chủ lực: TK 334, TK 3383/3384/3385, TK 3335, TK 641/642 (dịch vụ) hoặc TK 622/627/641/642 (sản xuất + dịch vụ).
• Chi phí lương thực tế = Lương gross + BH phần DN (21,5%) + KPCĐ (2%). Ví dụ lương gross ₫100M → tổng chi phí ~₫123,5M.
• Chứng từ bắt buộc: HĐLĐ + bảng lương ký + chứng từ CK + biên lai BH + biên lai TNCN.
• Phần mềm kế toán tốt tự lập bảng lương, tự tính BH + TNCN, sinh bút toán và kết chuyển chi phí đúng TK — tiết kiệm 5–10 giờ/tháng cho kế toán.

Muốn tự động hóa toàn bộ quy trình lương từ bảng chấm công → bút toán → tờ khai TNCN? Dùng thử est-invoice 30 ngày miễn phí →

Bài liên quan: Lương net/gross cách tính — công thức + 5 ví dụ · Phần mềm tính lương payroll cho SME 2026 · Xem bảng giá est-invoice