Khai thuế GTGT tự động trong est-invoice — checklist 12 bước

Khai thuế GTGT là việc kế toán phải làm hàng tháng (hoặc quý nếu doanh nghiệp đăng ký khai theo quý). Với phần mềm thủ công, mỗi kỳ khai mất 4-8 giờ chỉ để rà soát hóa đơn, đối chiếu giữa đầu vào / đầu ra, sinh tờ khai Mẫu 01/GTGT, rồi nộp lên cổng TCT. Trên est-invoice quy trình chuẩn này còn khoảng 25-40 phút nhờ AI extract hóa đơn + auto-mapping tài khoản + auto-generate tờ khai.

Bài này là checklist 12 bước thực chiến để khai thuế GTGT kỳ tháng/quý gọn gàng — kèm screenshot, edge case, và mẫu file backup cuối kỳ. Áp dụng cho doanh nghiệp đăng ký khấu trừ thuế (phổ biến nhất) theo TT 78/2021 + TT 200/2014.

Trước khi bắt đầu — chuẩn bị data

Quy trình giả định 3 nguồn dữ liệu đã trong est-invoice:

• Hóa đơn đầu ra (sales invoice) — đã issue trong kỳ, status PAID/UNPAID đều tính
• Hóa đơn đầu vào (purchase invoice / expense) — đã upload ảnh + AI extract
• Bút toán nhập kho + dịch vụ — phục vụ phân loại VAT theo nhóm 5%/8%/10%

Nếu công ty còn dùng MISA song song, em khuyến nghị import 1 lần đầu kỳ vào est-invoice thay vì làm 2 hệ thống. Bài Migration từ MISA AMIS sang est-invoice trong 24 giờ mô tả đầy đủ lộ trình.

Checklist 12 bước

1. Khoá kỳ kế toán

Vào /accounting/period-close, chọn kỳ tháng (vd 2026-04), bấm"Preview close". Hệ thống chạy 8 check: hóa đơn dở dang, bank transaction chưa khớp, expense pending approval, journal entry chưa balanced. Fix hết warning rồi bấm"Close period". Sau bước này không thêm/sửa được transaction trong kỳ.

2. Đối chiếu doanh thu đầu ra

Vào /reports/sales-summary, chọn kỳ. Export Excel, đối chiếu vớibáo cáo bán hàng nội bộ. Mọi sai lệch > ₫100.000 phải tìm rõ trước khi khai. Hay gặp: hóa đơn export sang điện tử trễ 1-2 ngày → kỳ sau.

3. Đối chiếu chi phí đầu vào

Vào /expenses, lọc status=POSTED + period=2026-04. Mỗi expense cần 3 thứ: ảnh hóa đơn gốc (đã upload qua AI OCR),MST nhà cung cấp (rule TT 78: MST đầu vào phải hợp lệ), vàVAT amount đã extract chính xác.

4. Validate MST đầu vào

est-invoice tự gọi API TCT để verify MST khi tạo expense. Vào/expenses?taxStatus=INVALID để xem các expense có MST không hợp lệ. Loại bỏ khỏi tờ khai hoặc liên hệ NCC để xin hóa đơn lại.

5. Phân loại VAT theo nhóm thuế suất

TT 78 chia VAT đầu vào thành 4 nhóm: 0% (export), 5%,8% (rate giảm theo NQ 142/2024), 10%. AI OCR đã tự phân loại; bạn chỉ cần spot-check ở /reports/vat-breakdown.

6. Khấu trừ VAT đầu vào không được phép

Theo TT 219/2013, một số chi phí không được khấu trừ VAT đầu vào: chi phí tiếp khách vượt định mức, xe ô tô >1.6 tỷ giá trị, chi phí cá nhân hỗn hợp. est-invoice flag tự động ở /expenses?vatDeductible=NO.

7. Đối chiếu bút toán VAT

Vào /journal, filter account=133* (Thuế GTGT được khấu trừ) vàaccount=33311 (Thuế GTGT phải nộp). Tổng số dư cuối kỳ phải khớp với báo cáo VAT ở bước 5-6. Nếu lệch → có expense chưa post bút toán.

8. Generate tờ khai Mẫu 01/GTGT

Vào /tax/vat-return, chọn kỳ → bấm "Generate Mẫu 01/GTGT". Hệ thống fill sẵn 23 chỉ tiêu theo cấu trúc TCT yêu cầu. Review từng dòng, đặc biệt:

• Chỉ tiêu [22] — Hàng hóa, dịch vụ chịu thuế 10%
• Chỉ tiêu [25] — Tổng số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
• Chỉ tiêu [40] — Thuế GTGT phải nộp (= [37] - [25])

9. Export XML + sign

est-invoice export tờ khai sang XML chuẩn TCT (xsd version mới nhất). File XML sẵn sàng nhập vào HTKK desktop hoặc submit trực tiếp qua chữ ký số tích hợp (yêu cầu USB token + plugin VNPT/Viettel/SmartCA).

10. Submit lên TCT

Cách 1 (tự động): bấm "Submit eTax" → est-invoice gọi API TCT, trả về mã số biên nhận trong vòng 30 giây.

Cách 2 (thủ công): tải XML, login portal thuedientu.gdt.gov.vn, upload XML, ký số, gửi.

11. Hạch toán bút toán nộp thuế

Sau khi nộp tiền qua bank, vào /accounting/journal tạo bút toán:

• Nợ TK 33311 — Thuế GTGT phải nộp
• Có TK 1121 — Tiền gửi ngân hàng

est-invoice có template "Pay VAT" ở /templates/journal-vat-pay— chỉ cần nhập số tiền + ngày, hệ thống auto-generate.

12. Backup chứng từ kỳ

Vào /accounting/closed-periods/2026-04 → Export bundle. Tải về 1 file.zip chứa: tờ khai PDF + XML + biên nhận eTax + tất cả ảnh hóa đơn đầu vào/đầu ra + journal entries. Lưu trên Google Drive doanh nghiệp + offline. Luật Kế toán Art. 41 yêu cầu lưu 10 năm.

3 lỗi thường gặp + cách xử lý

Lỗi 1: Tổng VAT đầu vào khấu trừ > VAT phải nộp

Nếu chỉ tiêu [25] > chỉ tiêu [37] → có VAT chuyển kỳ sau (chỉ tiêu [42]). est-invoice tự fill và sang kỳ sau hệ thống auto-pull số dư khấu trừ này.

Lỗi 2: Hóa đơn nhận sau ngày nộp

Hóa đơn đầu vào nhận muộn (NCC gửi trễ): vẫn được khấu trừ trong vòng 30 ngàykể từ ngày nộp tờ khai. Quá hạn → cộng vào kỳ sau. est-invoice flag tự động.

Lỗi 3: Sai MST nhà cung cấp trên hóa đơn điện tử

Một số NCC ghi sai MST trên hóa đơn → AI OCR vẫn extract nhưng sẽ flag MST mismatch. Xử lý: liên hệ NCC xin hủy + xuất lại. Nếu không kịp, vẫn có thể khai nhưng phải chú thích ở phần "Thuyết minh khác" của tờ khai.

Kết luận — tự động hóa hết những gì có thể

Quy trình 12 bước trên áp dụng cho mọi kỳ. Sau khi quen tay (kỳ thứ 2-3), kế toán chỉ cần 25-40 phút cho toàn bộ quy trình thay vì 4-8 giờ. Đó là khoảng thời gian các bạn có thể dùng để analyse dữ liệu thay vì gõ tay — đúng role của một kế toán hiện đại.

Bạn chưa dùng est-invoice? Đăng ký 30 ngày miễn phí, team em hỗ trợ migration từ MISA trong 24 giờ, không phí.