Quyết toán thuế TNCN cá nhân cuối năm — checklist 8 bước + Mẫu 02 (2026)

Mỗi quý 1 hàng năm là mùa quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) — hạn nộp 31/03/2026 cho thu nhập năm 2025 (cá nhân tự quyết toán) hoặc 30/04/2026 (cá nhân uỷ quyền cho tổ chức trả thu nhập làm).

Bài này hướng dẫn 8 bước fill Mẫu 02/QTT-TNCN cho cá nhân tự làm — bao gồm: ai phải tự quyết toán, cách tính giảm trừ gia cảnh + người phụ thuộc, cách kê thu nhập nhiều nguồn, và cách nộp qua eTax.

Ai phải tự quyết toán TNCN (không uỷ quyền)?

Bạn PHẢI tự quyết toán nếu:

1. Có thu nhập từ 2 nguồn trở lên trong năm (ví dụ: lương từ 2 công ty, hoặc lương + freelance, hoặc lương + cho thuê nhà).
2. Có thu nhập từ nước ngoài (ngoài lương VN).
3. Có thuế chưa được khấu trừ đủ tại nguồn (thường khi nhận thu nhập từ nhiều nơi).
4. Muốn xin hoàn thuế (đã đóng nhiều hơn nghĩa vụ — thường do nghỉ việc giữa năm).
5. Là cá nhân kinh doanh / freelancer / cho thuê nhà có doanh thu > ₫100M/năm.

Bạn CÓ THỂ uỷ quyền cho công ty (nơi trả thu nhập chính) quyết toán nếu:

• Chỉ có 1 nguồn thu nhập từ 1 công ty trong năm.
• Có thu nhập vãng lai (freelance, etc.) nhưng tổng < ₫10M/năm và công ty này đã khấu trừ 10% tại nguồn.

Hạn nộp quyết toán TNCN

• 31/03 — cá nhân tự quyết toán (Mẫu 02/QTT-TNCN).
• 30/04 — tổ chức trả thu nhập quyết toán hộ (Mẫu 05/QTT-TNCN cho NV uỷ quyền).

Quá hạn: phạt ₫400k-2M tuỳ mức độ + chậm nộp 0.03%/ngày.

Giảm trừ gia cảnh — 2026

Theo Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14 (vẫn áp dụng đến khi có sửa đổi):

• Bản thân: ₫11M/tháng = ₫132M/năm
• Người phụ thuộc: ₫4.4M/tháng/người = ₫52.8M/năm/người

Ai được tính người phụ thuộc?

• Con chưa thành niên (< 18 tuổi) — đăng ký 1 lần, hiệu lực suốt thời gian phụ thuộc.
• Con đã thành niên nhưng đang học đại học / cao đẳng / nghề chính quy trong nước hoặc nước ngoài.
• Con bị khuyết tật, không có khả năng lao động.
• Cha / mẹ già không có thu nhập hoặc thu nhập < ₫1M/tháng (cần giấy chứng nhận của chính quyền).
• Vợ / chồng không có thu nhập + đang nuôi con < 18 tuổi.
• Anh / chị / em ruột không có khả năng lao động + bạn đang trực tiếp nuôi.

Quan trọng: 1 người phụ thuộc chỉ được tính cho 1 cá nhân duy nhất (không thể chia đôi giữa vợ và chồng). Quyết định ai khai khi bắt đầu năm thuế.

Biểu thuế lũy tiến từng phần (TT 111/2013)

Áp dụng cho thu nhập tính thuế = (Tổng thu nhập − BHXH/BHYT/BHTN − Giảm trừ gia cảnh) / 12 tháng:

Công thức nhanh tính thuế tháng:

• Bậc 1 (≤ 5M): TNTT × 5%
• Bậc 2 (5-10M): TNTT × 10% − 0.25M
• Bậc 3 (10-18M): TNTT × 15% − 0.75M
• Bậc 4 (18-32M): TNTT × 20% − 1.65M
• Bậc 5 (32-52M): TNTT × 25% − 3.25M
• Bậc 6 (52-80M): TNTT × 30% − 5.85M
• Bậc 7 (> 80M): TNTT × 35% − 9.85M

Checklist 8 bước fill Mẫu 02/QTT-TNCN

Bước 1: Thu thập chứng từ cần có

• Xác nhận thu nhập + thuế TNCN đã khấu trừ từ TỪNG nơi trả thu nhập trong năm (Mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN — yêu cầu các công ty cấp trước 31/01).
• Sao kê tài khoản ngân hàng cá nhân năm tài chính.
• Chứng từ giảm trừ người phụ thuộc (đã đăng ký từ trước).
• Chứng từ đóng BHXH / BHYT / BHTN (nếu là cá nhân tự đóng).
• Chứng từ ủng hộ từ thiện (nếu xin giảm trừ — tối đa 10% thu nhập tính thuế).

Bước 2: Đăng nhập eTax cá nhân

• Truy cập thuedientu.gdt.gov.vn chọn "Cá nhân".
• Đăng nhập bằng MST + mật khẩu (nếu chưa có, đăng ký tài khoản — cần CCCD + số điện thoại).
• Hoặc dùng app eTax Mobile (iOS / Android) — dễ thao tác hơn.

Bước 3: Mở Mẫu 02/QTT-TNCN

• Menu: "Khai thuế" → "Khai trực tuyến" → chọn Tờ khai 02/QTT-TNCN.
• Chọn năm quyết toán (ví dụ 2025).

Bước 4: Khai mục "Thông tin cá nhân"

• Họ tên, MST, CCCD, địa chỉ — đã có sẵn từ profile.
• Khai người phụ thuộc đã đăng ký (kéo từ database eTax).
• Nếu có người phụ thuộc mới chưa đăng ký, đăng ký riêng (Mẫu 20-ĐK-TCT) trước.

Bước 5: Khai thu nhập theo TỪNG nguồn

• Phần A (lương): kê từng công ty trả thu nhập — MST công ty, tên, tổng thu nhập chịu thuế, thuế đã khấu trừ. Dữ liệu này khớp với Mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN từ công ty cấp.
• Phần B (kinh doanh / freelance): kê doanh thu cá nhân — áp thuế suất 7% trên doanh thu (nếu phương pháp trực tiếp).
• Phần C (đầu tư vốn / chuyển nhượng / trúng thưởng / etc.): kê các nguồn khác.

Bước 6: Áp giảm trừ + tính thuế

Hệ thống tự tính:

• Tổng thu nhập chịu thuế (sau khi trừ BHXH/BHYT/BHTN).
• Trừ giảm trừ gia cảnh: ₫132M (bản thân) + ₫52.8M × N (người phụ thuộc).
• Trừ giảm trừ từ thiện (nếu có, tối đa 10% TNTT).
• Thu nhập tính thuế còn lại.
• Thuế phải nộp theo biểu lũy tiến.
• So với thuế đã khấu trừ — ra số phải nộp thêm hoặc xin hoàn.

Bước 7: Kiểm tra + sign

• Xem lại toàn bộ thông tin.
• Ký số (nếu có USB Token) hoặc sign-OTP qua eTax Mobile.

Bước 8: Nộp + thanh toán / chờ hoàn

• Nộp tờ khai — eTax cấp Mã giao dịch.
• Nếu phải nộp thêm thuế: nộp qua VNPay / Vietcombank / ngân hàng — hạn 31/03.
• Nếu được hoàn thuế: chờ ~30-60 ngày, tiền chuyển về tài khoản đã đăng ký với cơ quan thuế.

Ví dụ tính cụ thể

Anh A năm 2025:

• Lương công ty X: ₫25M/tháng × 12 = ₫300M/năm (thuế đã khấu trừ ₫24M)
• Lương công ty Y (làm part-time 3 tháng cuối): ₫15M/tháng × 3 = ₫45M (thuế đã khấu trừ 10% = ₫4.5M)
• Tổng thu nhập: ₫345M/năm
• BHXH/BHYT/BHTN đã đóng: ₫27M/năm
• Người phụ thuộc: 1 con < 18 tuổi

Tính:

• TNTT năm = 345 − 27 (BHXH) − 132 (bản thân) − 52.8 (1 con) = ₫133.2M
• TNTT tháng = 133.2 / 12 = ₫11.1M
• Thuế tháng (bậc 3): 11.1 × 15% − 0.75 = ₫915k
• Thuế năm: 915k × 12 = ₫10.98M
• So với đã đóng: 24 + 4.5 = ₫28.5M
• Được hoàn: 28.5 − 10.98 = ₫17.52M

Lý do được hoàn: công ty Y khấu trừ 10% trên thu nhập vãng lai (₫45M × 10% = ₫4.5M) nhưng thực tế Anh A chỉ phải đóng theo bậc 3 → đóng dư.

5 sai sót quyết toán TNCN thường gặp

1. Quên kê thu nhập vãng lai < ₫10M — nếu đã uỷ quyền quyết toán cho công ty chính nhưng có thêm thu nhập nhỏ chưa khai → bị truy thu.
2. Không có Mẫu 02-1/BK từ công ty cũ — nghỉ việc giữa năm, không xin được xác nhận thu nhập + thuế. Cần đòi từ trước 31/01.
3. Khai sai người phụ thuộc — con đã thành niên không còn học → vẫn khai → bị bóc khi audit.
4. Bỏ qua thu nhập từ nước ngoài — chuyển từ NGO/MNC nước ngoài, có thể nghĩ không cần khai → sai. Vẫn khai và áp DTA nếu có.
5. Không xin hoàn đúng thời hạn — có quyền xin hoàn trong vòng 10 năm từ ngày nộp, nhưng càng để lâu càng khó.

Cá nhân kinh doanh / freelancer — cần lưu ý riêng

Nếu bạn là freelancer / cá nhân kinh doanh không có HKD chính thức, doanh thu cá nhân chịu thuế khác lương:

• Doanh thu > ₫100M/năm → phải đăng ký MST cá nhân + khai thuế.
• Áp thuế GTGT 5% (dịch vụ) hoặc 1% (kinh doanh) trên doanh thu.
• Áp thuế TNCN 2% (dịch vụ) hoặc 0.5% (kinh doanh) trên doanh thu.
• Tổng chịu thuế thường ~7% doanh thu (dịch vụ) hoặc 1.5% (kinh doanh).

Đến lúc nào nên chuyển HKD / thành lập DN? Xem lộ trình chuyển HKD thành doanh nghiệp 30 ngày.

Kết luận

Quyết toán TNCN không khó nếu chuẩn bị đủ chứng từ:

• Có thu nhập 2+ nguồn → tự quyết toán, không uỷ quyền được.
• Giảm trừ: ₫132M/năm bản thân + ₫52.8M/năm/người phụ thuộc.
• Thuế lũy tiến 7 bậc 5%–35%.
• Nộp qua eTax trước 31/03 (sau 1 năm thuế).
• Thường nghỉ việc giữa năm → được hoàn thuế (vì khấu trừ tháng cao hơn thực tế năm).

Cho doanh nghiệp: phần mềm kế toán nên tự sinh Mẫu 05/QTT-TNCN cho NV uỷ quyền quyết toán + Mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN cho NV tự quyết toán. est-invoice trial 30 ngày →

Bài liên quan: Quyết toán TNDN doanh nghiệp checklist 14 bước · Thuế nhà thầu nước ngoài FCT · Chuyển HKD thành DN