Chữ ký số cho hóa đơn và hợp đồng 2026 — loại nào, giá bao nhiêu, dùng sao
Chữ ký số (CA) bắt buộc để ký hóa đơn điện tử và ký hợp đồng điện tử. Bài này: phân biệt USB token / HSM / ký số từ xa (remote signing), giá tham khảo, cách chọn cho doanh nghiệp, và lưu ý khi gia hạn/đổi nhà cung cấp.
Founder, NKKTech Group · CEO, est-invoice
Chữ ký số (CA) là "con dấu điện tử" của doanh nghiệp — bắt buộc để ký hóa đơn điện tử, tờ khai thuế, BHXH và ngày càng dùng nhiều cho hợp đồng điện tử. Bài này giải thích các loại chữ ký số, giá tham khảo và cách chọn.
Chữ ký số dùng để làm gì?
- Ký hóa đơn điện tử TT 78.
- Ký tờ khai thuế điện tử (GTGT, TNDN, TNCN) + BHXH.
- Ký hợp đồng điện tử với đối tác/khách.
- Giao dịch ngân hàng, hải quan điện tử...
3 loại chữ ký số
1. USB token
Thiết bị cắm vào máy tính, phổ biến và rẻ. Nhược điểm: phải có token bên cạnh khi ký, một người một thời điểm.
2. HSM
Thiết bị bảo mật cho doanh nghiệp ký số lượng lớn, nhiều người cùng ký — phù hợp DN phát hành nhiều hóa đơn.
3. Ký số từ xa (remote signing)
Ký qua app/cloud, không cần token vật lý — tiện ký mọi lúc, mọi nơi, hợp với làm việc trên điện thoại.
Giá tham khảo + cách chọn
USB token thường ~₫1.000.000–1.800.000/năm (gói nhiều năm rẻ hơn). HSM và ký từ xa có giá theo số lượng/người dùng. Khi chọn, hỏi rõ tổng chi phí (thiết bị + phí dịch vụ) và kiểm tra đã gồm trong gói hóa đơn chưa — nhiều người quên khoản này khi so giá.
Lưu ý khi gia hạn / đổi nhà cung cấp
- Gia hạn trước khi hết hạn để không gián đoạn phát hành hóa đơn.
- Kiểm tra phần mềm kế toán/hóa đơn hỗ trợ loại CA bạn chọn.
- Ký hợp đồng với cá nhân có thể cần chữ ký số cá nhân riêng.
Câu hỏi thường gặp
Chữ ký số là gì, vì sao cần?
Là chữ ký điện tử do tổ chức chứng thực cấp, dùng ký hóa đơn, tờ khai thuế, BHXH, hợp đồng điện tử với giá trị pháp lý. Gần như mọi DN cần vì e-invoice + khai thuế đều yêu cầu ký số.
Có những loại nào?
USB token (phổ biến, rẻ), HSM (số lượng lớn/nhiều người), ký số từ xa (qua cloud, không cần token).
Giá bao nhiêu?
USB token ~₫1.000.000–1.800.000/năm; HSM và ký từ xa tính theo số lượng/người dùng.
Kết luận
Chữ ký số là hạ tầng bắt buộc. Chọn loại phù hợp cách làm việc (token nếu ký tại chỗ, ký từ xa nếu hay di chuyển), và nhớ cộng chi phí CA khi tính tổng chi phí phần mềm hóa đơn.
Dùng thử est-invoice 30 ngày miễn phí → hoặc xem bảng giá.
Bài liên quan: Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất · Phần mềm ký hợp đồng điện tử · Giá phần mềm hóa đơn điện tử
Bài viết liên quan
Xuất hóa đơn cho khách lẻ không có MST — TT 78 quy định
Khách cá nhân không có MST vẫn được TT 78 cho phép — ghi "Cá nhân" trong trường MST. Cách xuất + ràng buộc + xử lý khi khách đòi MST sau.
Hóa đơn GTGT vs hóa đơn bán hàng — phân biệt + khi nào dùng cái gì
Hai loại hóa đơn TT 78 phổ biến: GTGT (DN khấu trừ) vs Bán hàng (DN trực tiếp). Khác nhau về thuế suất hiển thị, người mua khấu trừ VAT, format.