Hợp đồng lao động mẫu 2026 — full pack (xác định / không xác định / thử việc)

Hợp đồng lao động (HĐLĐ) là văn bản pháp lý quan trọng nhất trong quan hệ lao động — nó xác định quyền và nghĩa vụ của cả hai bên, là cơ sở để đóng BHXH/BHYT/BHTN, tính thuế TNCN, và giải quyết tranh chấp. Nhiều SME vẫn dùng mẫu HĐLĐ cũ từ trước 2019 hoặc sao chép ngẫu nhiên trên mạng — dẫn đến rủi ro pháp lý đáng kể khi có tranh chấp.

Bài này cung cấp bộ mẫu HĐLĐ đầy đủ 3 loại theo Bộ luật Lao động 2019 (Luật 45/2019/QH14) — có hiệu lực từ 01/01/2020 và là văn bản pháp lý hiện hành: xác định thời hạn, không xác định thời hạn, và hợp đồng thử việc. Kèm theo: 8 điều khoản bắt buộc, lưu ý về BHXH, và 6 lỗi thường gặp cần tránh.

1. 3 loại HĐLĐ theo BLLĐ 2019

BLLĐ 2019, Điều 20:Kể từ 01/01/2020, không còn hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc công việc cụ thể có thời hạn dưới 12 tháng. Các công việc ngắn hạn < 1 tháng được thực hiện bằng HĐLĐ miệng; từ 1 tháng trở lên phải bằng văn bản.

2. 8 điều khoản bắt buộc theo Điều 21 BLLĐ 2019

Mọi HĐLĐ bằng văn bản đều phải có đủ 8 nội dung này. Thiếu bất kỳ mục nào có thể dẫn đến hợp đồng vô hiệu từng phần hoặc bị phạt hành chính.

1. Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động — ghi theo GCNĐKDN/GCNĐKKD đang còn hiệu lực, không được viết tắt hoặc dùng tên thương mại không đăng ký.
2. Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ, số CCCD/CMND của NLĐ — phải khớp với giấy tờ tùy thân. Nếu NLĐ là người nước ngoài: số hộ chiếu + giấy phép lao động.
3. Công việc và địa điểm làm việc — mô tả cụ thể vị trí, chức danh, nhiệm vụ chính. Địa điểm cần ghi rõ địa chỉ thực tế làm việc (không chỉ ghi địa chỉ trụ sở).
4. Thời hạn hợp đồng— ngày bắt đầu + ngày kết thúc (nếu xác định thời hạn), hoặc ghi “không xác định thời hạn” nếu là loại thứ hai.
5. Mức lương, hình thức trả lương, kỳ hạn trả lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác — ghi rõ lương cơ bản (đây là cơ sở đóng BHXH), phụ cấp, thưởng hiệu suất nếu có. Hình thức trả: tiền mặt hoặc chuyển khoản, chu kỳ trả lương (tháng/nửa tháng).
6. Chế độ nâng bậc, nâng lương — có thể tham chiếu đến Quy chế lương thưởng nội bộ thay vì liệt kê chi tiết trong HĐLĐ.
7. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi — số giờ/ngày, số ngày/tuần, thời điểm nghỉ trưa, nghỉ phép năm (tối thiểu 12 ngày/năm đầu, +1 ngày mỗi 5 năm thâm niên).
8. Trang bị bảo hộ lao động, BHXH, BHYT, BHTN— ghi rõ DN đóng BHXH theo quy định hiện hành. Có thể dẫn chiếu “theo quy định pháp luật hiện hành” thay vì ghi tỷ lệ cụ thể (tránh phải sửa hợp đồng mỗi khi tỷ lệ thay đổi).

3. Mẫu HĐLĐ xác định thời hạn — cấu trúc chuẩn

Dưới đây là cấu trúc các điều khoản tiêu chuẩn cho HĐLĐ xác định thời hạn. DN tự soạn theo template này và điều chỉnh theo thực tế.

4. Hợp đồng thử việc — những điểm cần chú ý

Hợp đồng thử việc là văn bản riêng biệt, không phải điều khoản trong HĐLĐ chính. Nhiều SME nhầm lẫn điểm này và ghi “thử việc 2 tháng” trong HĐLĐ xác định thời hạn — không đúng theo BLLĐ 2019.

Thời gian thử việc tối đa theo vị trí

Lưu ý quan trọng về lương thử việc

• Lương thử việc ≥ 85% lương chính thức (Điều 26 BLLĐ 2019). Ví dụ: lương chính thức ₫15M → lương thử việc tối thiểu ₫12.75M.
• Không đóng BHXH trong thời gian thử việc nếu ký hợp đồng thử việc riêng. Chỉ đóng BHXH từ khi ký HĐLĐ chính thức.
• Sau thử việc, nếu NLĐ đạt yêu cầu, DN phải ký ngay HĐLĐ chính thức. Nếu để kéo dài quá thời hạn thử việc mà không ký hoặc không thông báo kết quả, HĐLĐ tự động có hiệu lực theo nội dung đã thỏa thuận.

5. Mức lương tối thiểu vùng 2026 và cơ cấu lương trong HĐLĐ

Lương cơ bản trong HĐLĐ phải ≥ mức lương tối thiểu vùng. Từ 01/07/2024 (Nghị định 74/2024):

Cơ cấu lương trong HĐLĐ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí BHXH và thuế TNCN. SME thường cấu trúc như sau:

• Lương cơ bản (đóng BHXH/BHYT/BHTN) — khoảng 70-85% tổng thu nhập. Ví dụ: tổng thu nhập ₫20M → lương cơ bản ₫14-17M.
• Phụ cấp ăn trưa — tối đa ₫730,000/tháng miễn thuế TNCN (theo TT 96/2015 và Công văn hướng dẫn). Không đóng BHXH.
• Phụ cấp điện thoại, xăng xe, công tác — miễn thuế nếu có chứng từ theo định mức nội bộ và phục vụ thực tế công việc. Không đóng BHXH.
• Thưởng hiệu suất (KPI bonus) — không bắt buộc ghi trong HĐLĐ, có thể đưa vào Quy chế thưởng riêng. Chịu thuế TNCN nếu vượt ngưỡng giảm trừ.

6. BHXH / BHYT / BHTN trong HĐLĐ — tỷ lệ 2026

Khi ký HĐLĐ, DN có nghĩa vụ đăng ký và đóng BHXH/BHYT/BHTN cho NLĐ trong tháng đầu tiên làm việc. Tỷ lệ đóng hiện hành:

Ví dụ thực tế: NLĐ lương cơ bản ₫15M/tháng tại TP.HCM (Vùng I):

• DN đóng BHXH/BHYT/BHTN/BHTLNN: ₫15M × 18.5% = ₫2.775M/tháng
• NLĐ đóng: ₫15M × 10.5% = ₫1.575M/tháng (khấu trừ vào lương)
• Tổng chi phí lao động thực tế DN chi: ₫15M + ₫2.775M = ₫17.775M/tháng (chưa kể phụ cấp)

Phần DN đóng (18.5%) là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, hạch toán vào TK 622/627/642 tùy bộ phận. Xem hướng dẫn hạch toán chi tiết tại bài tính lương net/gross.

7. 6 lỗi thường gặp khi soạn HĐLĐ tại SME Việt Nam

1. Dùng mẫu HĐLĐ cũ trước 2020 — BLLĐ 2019 có nhiều thay đổi so với BLLĐ 2012. Mẫu cũ thiếu điều khoản về chấm dứt, ký lại lần 3, thử việc. Cần cập nhật toàn bộ.
2. Ghi lương thử việc = lương chính thức — tuy không vi phạm pháp luật nhưng tạo tiền lệ xấu. Tốt hơn nên ghi 85-90% trong hợp đồng thử việc và nâng lên khi ký HĐLĐ chính.
3. Không ghi địa điểm làm việc cụ thể— khi DN muốn điều chuyển NLĐ sang địa điểm khác, nếu HĐLĐ ghi địa chỉ quá cụ thể thì phải ký phụ lục sửa đổi. Nên ghi linh hoạt hơn: “tại các cơ sở của Công ty”.
4. Ký quá 2 lần HĐLĐ xác định thời hạn — phổ biến tại các DN dùng nhân viên theo dự án. Lần thứ 3 phải chuyển sang không xác định thời hạn, không được ký tiếp loại xác định dù chỉ 1 tháng.
5. Không báo trước khi chấm dứt HĐLĐ — DN phải báo trước 30 ngày (xác định thời hạn) hoặc 45 ngày (không xác định). Chấm dứt đột ngột phải trả lương thay thông báo.
6. Không lưu trữ HĐLĐ đủ 10 năm — theo Luật Kế toán 2015 Điều 41, chứng từ nhân sự (kể cả HĐLĐ) phải lưu trữ tối thiểu 10 năm. Vi phạm bị phạt hành chính lên đến ₫30M khi kiểm tra lao động.

8. Câu hỏi thường gặp về HĐLĐ

HĐLĐ xác định thời hạn có thể ký lại bao nhiêu lần?

Theo Điều 20 BLLĐ 2019, HĐLĐ xác định thời hạn chỉ được ký tối đa 2 lần. Nếu NLĐ tiếp tục làm việc sau lần thứ 2, hợp đồng phải chuyển thành không xác định thời hạn. Vi phạm quy định này bị phạt hành chính và NLĐ có thể kiện đòi chuyển loại hợp đồng.

Hợp đồng thử việc tối đa bao lâu?

180 ngày (6 tháng) cho quản lý cấp cao theo Luật Doanh nghiệp; 60 ngày cho vị trí yêu cầu cao đẳng trở lên; 30 ngày cho các vị trí còn lại. Không được kéo dài quá các mốc này dù có thỏa thuận.

Lương thử việc tối thiểu bằng bao nhiêu?

Theo Điều 26 BLLĐ 2019, lương thử việc ít nhất bằng 85% mức lương chính thức của vị trí đó. Nếu DN trả dưới 85%, NLĐ có quyền khiếu nại và đòi truy lĩnh phần chênh lệch.

HĐLĐ bằng miệng có giá trị pháp lý không?

Có, nhưng chỉ cho công việc tạm thời ≤ 1 tháng (Điều 14 BLLĐ 2019). Mọi HĐLĐ từ 1 tháng trở lên bắt buộc phải bằng văn bản. HĐLĐ miệng cho công việc dài hạn là vi phạm — DN bị phạt ₫3-6M/NLĐ.

DN có thể đơn phương chấm dứt HĐLĐ không xác định thời hạn không?

Có, nhưng phải báo trước ít nhất 45 ngày (Điều 35 BLLĐ 2019) và phải có lý do hợp pháp (vi phạm kỷ luật, ốm dài hạn, cắt giảm theo quy trình). Chấm dứt trái luật phải bồi thường + trả lương thay thông báo.

Kết luận

Checklist nhanh trước khi ký HĐLĐ:

• Đúng loại hợp đồng — xác định / không xác định / thử việc (riêng biệt)?
• Đủ 8 điều khoản bắt buộc theo Điều 21 BLLĐ 2019?
• Lương cơ bản ≥ lương tối thiểu vùng, ghi rõ cơ cấu lương?
• Thời gian thử việc không vượt 180/60/30 ngày tùy vị trí, lương thử việc ≥ 85%?
• Ký đủ 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản, lưu trữ đủ 10 năm?
• Đăng ký BHXH/BHYT/BHTN trong tháng đầu tiên làm việc?

Phần mềm kế toán tích hợp quản lý nhân sự như est-invoice tự động nhắc thời hạn ký lại HĐLĐ, tính toán BHXH/BHYT/BHTN theo lương cơ bản, và sinh phiếu lương điện tử đúng cơ cấu — giúp HR và kế toán không bỏ sót bất kỳ nghĩa vụ nào. Dùng thử est-invoice 30 ngày miễn phí →

Bài liên quan: Lương net / gross — công thức + 5 ví dụ thực tế · Quyết toán TNCN cá nhân cuối năm — checklist 8 bước · 10 sai sót kế toán SME thường gặp